הרבה "אקשן" יש בעולם המסעדות והקייטרינג. זה לא עולם פסטורלי ושקט, אלא להיפך – עתיר משימות ופעילות בלתי פוסקת, עם צורך מתמיד לעמוד ביעדים ובזמנים. חלק ממורכבות זו, מתבטא באינטראקציה הטלפונית של העסק, עם אינספור גורמים. כיצד נתב שיחות משתלב בכך? במה הוא עשוי לעזור?
הגדרה כללית
ראשית, בואו ונגדיר בבירור, במה בעצם מדובר. Interactive Voice Response או IVR, היא מערכת שמבצעת באופן אוטומטי, את האינטראקציה עם שיחות נכנסות לעסק שלכם. עבור מסעדות ועסקי קייטרינג, שירות שמקל על המתנת הלקוחות בצורה כזו, הוא בעל תועלות מובנות. חשוב לציין (ועוד מעט נרחיב בנידון), שתועלות המערכת הן מעבר להקלה על המתנת לקוחות בלבד. IVR מכונה גם נתב שיחות מתקדם והוא עשוי להגיע כחלק משירותי מרכזיה מתקדמת, כולל "בענן".
קידום התייעלות
האפקט הכללי הראשוני של נתב שיחות, הוא ייעול פעילות הטיפול בשיחות הנכנסות. כל שיחה כזו תזכה למענה, גם כאשר אתם לא נמצאים בעסק או נמצאים בו ועסוקים מדי מכדי לענות מייד. המערכת תנתב את השיחות לשלוחות המתאימות. זאת, בדרך כלל באמצעי המוכר, של לאפשר למתקשרים לבחור אפשרויות שונות מתפריט שמוקרא להם או להקיש מספר שלוחה מבוקשת. ישנן גם אפשרויות ניתוב מתוחכמות נוספות, כגון ניתוב לשלוחה מסוימת בזמנים מסוימים וכמובן, המתנה לשלוחה פנויה מתוך כמה שלוחות מתאימות. היבט אחר שעשוי לקדם התייעלות, הוא מינוף המידע הרב שנצבר במערכת כזו. באמצעותו, תוכלו לדעת ולנתח לעומק, כל מה שקורה באינטראקציה הטלפונית שלכם. לעתים, ניתן להפיק מכך תובנות שימושיות.
חסכון במשאבים
השימוש במרכזיה כזו, דורש כמובן השקעה ראשונית. יש להכיר את הנושא, לחשוב ולקבל החלטה אם ליישם זאת, לבחור מוצר או שרות שמתאים לכם בתחום זה, להתקשר עם הספק ולהתחיל ללמוד את המערכת שלו ולעבוד איתה. אך מעבר להשקעה ראשונית זו, נתב שיחות יחסוך עבורכם משאבים שונים. יידרש פחות כוח אדם לענות לשיחות. למעשה, לחלק מהשיחות לא יהיה כלל צורך לענות, מאחר שהמערכת תספק להם מידע בעצמה. לקוח יכול להזדהות מול המערכת עם פרטים אישיים, מה גם שהמערכת יכולה לזהות את מספר הטלפון ממנו הוא מתקשר. בהמשך לכך, הוא יכול לבחור מידע אישי שברצונו לשמוע, כגון מצב ההזמנה שלו אצלכם. נתב השיחות גם חוסך לכם כסף, שכעת תוכלו להפנות למטרות אשר חשובות לכם יותר מבחינה עסקית.
קיצור זמני המתנה
המערכת תצמצם את זמני ההמתנה של המתקשרים אליכם. באופן ספציפי, היא תתרום לצמצום זמני ההמתנה להגעה לשלוחה המתאימה ביותר עבור המתקשר. יש לכך השלכות רבות וחשובות.
שיפור שביעות רצון הלקוחות
אחת ההשלכות של קיצור זמני ההמתנה ובכלל של שימוש במערכת מתוחכמת כזו, היא שיפור שביעות רצון הלקוחות. יש לנקודה זו השלכה חיובית חשובה, על "שימור לקוחות". בהקשר זה, טוב תמיד להזכיר את הכלל הידוע, לפיו קל יותר לשמור על לקוח קיים, מאשר להשיג לקוח חדש. לכן, "שימור לקוחות" נחשב ככיוון השקעה משתלם במיוחד עבור עסקים.
שיפור תדמית
המענה המסודר ועצם יישום המערכת המתקדמת, משדרים מקצועיות והשקעה מצידכם. הדבר תורם לקידום התדמית האיכותית והרצינית. השוו זאת למצב, שבו לא תמיד עונים, לא תמיד עונים במהירות, המענה שמקבלים לבסוף איננו מהאדם שמחפשים וכן הלאה.
לסיכום
כדאי לבעלי מסעדות ועסקי קייטרינג להכיר ולבדוק לעומק, את האפשרות של התייעלות באמצעות נתב שיחות. בעולמם המקצועי המורכב, זהו אמצעי טכנולוגי מתקדם, אשר עשוי לפשט ולייעל את הדברים.
